Control horari per a ONGs i fundacions
Una entitat social viu de subvencions que s'han de justificar, i les hores de l'equip són la partida que més costa de demostrar. MyChronos registra la jornada, imputa les hores a cada projecte subvencionat, recull les despeses justificables i inclou un canal de denúncies. Pagues només pels mòduls que necessites, a partir d'1,10 € per empleat/mes.
Reptes del control horari en una ONG o fundació
Una persona, diversos projectes
Una tècnica pot treballar al matí en un projecte finançat per una administració i a la tarda en un de finançat per una fundació privada. El finançador demana quantes hores s'han dedicat a cada cosa. Si només hi ha un fitxatge global, la imputació es reconstrueix a mà a final d'any, amb fulls de càlcul i molta memòria.
Justificacions amb terminis i formats propis
Cada convocatòria té els seus models de justificació, els seus períodes i el seu criteri sobre què és despesa elegible. Les hores de personal sovint es justifiquen amb partes signats. Retocar-los al final, abans d'un termini, és una font d'errors i de retorns de subvenció.
Plantilles mixtes: contractades, voluntàries i col·laboradores
Convivència de persones amb contracte, jornades parcials, becaris i voluntariat. No totes tenen el mateix règim, i cal separar bé qui té registre de jornada laboral i qui no. Amb horaris flexibles i teletreball, el control s'ha d'adaptar sense convertir-se en vigilància.
Despeses petites i dispersades
Dietes, quilometratge, material d'un taller, un menjar amb famílies. Són imports baixos, però s'han de poder justificar un per un. Els tiquets que s'acumulen a la butxaca o al correu es perden.
Transparència i bon govern
Les entitats socials solen tenir codi ètic i, amb la Llei 2/2023, necessiten un canal intern per rebre comunicacions d'irregularitats amb confidencialitat. Un correu compartit no ho garanteix.
Mòduls de MyChronos per a una ONG o fundació
- Control horari → L'equip fitxa entrada i sortida des de l'app o el navegador, tant si treballa a la seu com a un centre, a una escola o a casa. El registre diari és la base que després es reparteix entre projectes.
- Projectes i tasques → Cada subvenció o programa és un projecte, amb tasques i responsables, al costat del registre de jornada de l'equip.
- Despeses → Les tècniques fotografien el tiquet des de l'app, que n'extreu les dades amb IA, i hi afegeixen el quilometratge o la dieta del dia. Cada despesa queda associada a la persona i es pot revisar abans de justificar-la.
- Canal de denúncies → L'entitat pot disposar d'un canal intern per fer arribar comunicacions o denúncies, amb el mòdul de Canal de denúncies.
- Documents i signatura → Els contractes, les polítiques internes i el codi ètic s'envien a tota la plantilla amb confirmació de lectura i signatura. També serveix per recollir el compromís de confidencialitat de voluntariat i col·laboradores.
- Absències → Vacances, permisos i dies d'assumptes propis amb saldo i aprovació per la coordinació. En equips petits, saber qui falta una setmana ajuda a repartir la càrrega d'un projecte.
El mètode que encaixa: fitxar des de l'app mòbil
L'equip d'una entitat social es mou: sortides a centres, visites a famílies, tallers, reunions amb administracions. L'app mòbil permet fitxar des d'on sigui, i a la seu un navegador o una tauleta amb codi personal és suficient. No cal comprar maquinari per començar, cosa que importa a una entitat amb pressupost ajustat.
Normativa que afecta una ONG o fundació
Una entitat sense afany de lucre té les mateixes obligacions laborals que qualsevol empresa respecte a les persones contractades, i obligacions addicionals de justificació davant dels finançadors.
- Registre de jornada (art. 34.9 ET). Totes les persones amb contracte han de tenir registre diari de la jornada, amb conservació de quatre anys. L'ús de les hores registrades per justificar subvencions és un ús addicional i cal que les dues dades concordin. Les sancions s'emmarquen a la LISOS (arts. 7.5 i 40.1.b).
- Justificació de subvencions. La Llei 38/2003, general de subvencions, regula com es justifiquen les subvencions (art. 30) i quines despeses són subvencionables (art. 31); a partir d'aquí, la normativa autonòmica o local i, sobretot, les bases de cada convocatòria concreten com s'acrediten les despeses de personal i els criteris d'elegibilitat.
- Canal intern de comunicacions (Llei 2/2023). La llei de protecció de les persones que informen d'infraccions obliga determinades organitzacions a tenir un canal intern amb garanties de confidencialitat i protecció davant de represàlies. Cal valorar si la teva entitat hi està obligada segons la mida i la naturalesa.
- Protecció de dades i conveni. Les dades de personal, persones usuàries i voluntariat es tracten amb el RGPD: finalitat limitada, informació i mesures de seguretat. Apliquem el conveni col·lectiu aplicable al teu sector i territori.
Aquest text és informatiu i no substitueix l'assessorament jurídic.
Cas d'ús
Una fundació amb tres projectes finançats i un termini de justificació
Situació. Una entitat social reparteix l'equip entre programes de diferents finançadors i ha de poder demostrar la dedicació de cada persona.
- L'equip tècnic fitxa la jornada des de l'app, tant a la seu com en una visita a un centre, i hi afegeix tiquets, quilometratge i dietes.
- La direcció consulta les hores per persona i per projecte durant el trimestre i reequilibra la càrrega abans que un programa es quedi curt.
- L'equip de gestió i justificació descarrega l'informe d'hores i la llista de despeses de cada projecte i els ajusta al model que demana cada finançador.
Resultat: Justificacions preparades amb temps, despeses ordenades i un canal intern per a les comunicacions de l'entitat.
Migra des del teu programa actual
Si ja tens les dades de l'equip en un altre programa, pots migrar des de qualsevol programa integrable; es trasllada el que necessitis, normalment empleats, fitxatges, absències, etc.
- Empleats
- Fitxatges
- Absències
- Calendaris
Preguntes freqüents
Puc repartir les hores d'una persona entre diversos projectes subvencionats?
Sí. La persona fitxa la jornada i cada subvenció o programa s'organitza com a projecte, amb tasques i responsables, al costat del registre de l'equip.
Serveix l'informe d'hores com a justificació davant del finançador?
L'informe dóna les dades de base, però cada convocatòria té els seus models i criteris. Cal ajustar-lo a les bases i verificar amb cada finançador el format acceptat.
Cal fitxar el voluntariat?
No. El registre de jornada de l'art. 34.9 ET s'aplica a les persones amb relació laboral, i el voluntariat no ho és: es regeix per la Llei 25/2015, del voluntariat i de foment de l'associacionisme (a Catalunya), o per la Llei 45/2015, de voluntariat (programes d'àmbit estatal).
Com recullo les despeses petites?
Amb el mòdul Despeses: es fotografia el tiquet des de l'app i s'hi afegeixen quilometratge i dietes. Queden associades a la persona per poder-les revisar i justificar.
El canal de denúncies compleix la llei?
El mòdul ofereix un canal intern per a comunicacions. Si compleix la Llei 2/2023 en el teu cas depèn de la mida de l'entitat; la normativa exigeix canals interns en determinats casos.
Quant costa?
Pagues només pels mòduls que necessites, a partir d'1,10 € per empleat/mes. El preu final depèn dels mòduls i del nombre d'empleats; pots calcular-lo o demanar una demo.
Continua llegint
Quins mòduls necessita la teva activitat?
Calcula el teu preu o demana una demo i t'ho recomanem.