Control horario para ONGs y fundaciones
Una entidad social vive de subvenciones que hay que justificar, y las horas del equipo son la partida más difícil de demostrar. MyChronos registra la jornada, imputa las horas a cada proyecto subvencionado, recoge los gastos justificables e incluye un canal de denuncias. Pagas solo por los módulos que necesitas, a partir de 1,10 € por empleado/mes.
Retos del control horario en una ONG o fundación
Una persona, varios proyectos
Una técnica puede trabajar por la mañana en un proyecto financiado por una administración y por la tarde en otro financiado por una fundación privada. El financiador pide cuántas horas se han dedicado a cada cosa. Si solo hay un fichaje global, la imputación se reconstruye a mano a final de año, con hojas de cálculo y mucha memoria.
Justificaciones con plazos y formatos propios
Cada convocatoria tiene sus modelos de justificación, sus periodos y su criterio sobre qué gasto es elegible. Las horas de personal suelen justificarse con partes firmados. Retocarlos al final, antes de un plazo, es fuente de errores y de reintegros de subvención.
Plantillas mixtas: contratadas, voluntarias y colaboradoras
Conviven personas con contrato, jornadas parciales, becarias y voluntariado. No todas tienen el mismo régimen y hay que separar bien quién tiene registro de jornada laboral y quién no. Con horarios flexibles y teletrabajo, el control debe adaptarse sin convertirse en vigilancia.
Gastos pequeños y dispersos
Dietas, kilometraje, material de un taller, una comida con familias. Son importes bajos, pero hay que poder justificarlos uno a uno. Los tiques que se acumulan en el bolsillo o en el correo se pierden.
Transparencia y buen gobierno
Las entidades sociales suelen tener código ético y, con la Ley 2/2023, necesitan un canal interno para recibir comunicaciones de irregularidades con confidencialidad. Un correo compartido no lo garantiza.
Módulos de MyChronos para una ONG o fundación
- Control horario → El equipo ficha entrada y salida desde la app o el navegador, trabaje en la sede, en un centro, en una escuela o en casa. El registro diario es la base que luego se reparte entre proyectos.
- Proyectos y tareas → Cada subvención o programa es un proyecto, con tareas y responsables, junto al registro de jornada del equipo.
- Gastos → Las técnicas fotografían el tique desde la app, que extrae los datos con IA, y añaden el kilometraje o la dieta del día. Cada gasto queda asociado a la persona y se puede revisar antes de justificarlo.
- Canal de denuncias → La entidad puede disponer de un canal interno para hacer llegar comunicaciones o denuncias, con el módulo de Canal de denuncias.
- Documentos y firma → Los contratos, las políticas internas y el código ético se envían a toda la plantilla con confirmación de lectura y firma. También sirve para recoger el compromiso de confidencialidad de voluntariado y colaboradoras.
- Ausencias → Vacaciones, permisos y días de asuntos propios con saldo y aprobación por la coordinación. En equipos pequeños, saber quién falta una semana ayuda a repartir la carga de un proyecto.
El método que encaja: fichar desde la app móvil
El equipo de una entidad social se mueve: salidas a centros, visitas a familias, talleres, reuniones con administraciones. La app móvil permite fichar desde donde sea y, en la sede, un navegador o una tableta con código personal es suficiente. No hace falta comprar hardware para empezar, algo que importa en una entidad con presupuesto ajustado.
Normativa que afecta a una ONG o fundación
Una entidad sin ánimo de lucro tiene las mismas obligaciones laborales que cualquier empresa respecto a las personas contratadas, y obligaciones adicionales de justificación ante los financiadores.
- Registro de jornada (art. 34.9 ET). Todas las personas con contrato deben tener registro diario de la jornada, con conservación de cuatro años. Usar las horas registradas para justificar subvenciones es un uso adicional y conviene que ambos datos concuerden. Las sanciones se enmarcan en la LISOS (arts. 7.5 y 40.1.b).
- Justificación de subvenciones. La Ley 38/2003, General de Subvenciones, regula cómo se justifican las subvenciones (art. 30) y qué gastos son subvencionables (art. 31); a partir de ahí, la normativa autonómica o local y, sobre todo, las bases de cada convocatoria concretan cómo se acreditan los gastos de personal y los criterios de elegibilidad.
- Canal interno de comunicaciones (Ley 2/2023). La ley de protección de las personas que informan sobre infracciones obliga a determinadas organizaciones a tener un canal interno con garantías de confidencialidad y protección frente a represalias. Hay que valorar si tu entidad está obligada según su tamaño y naturaleza.
- Protección de datos y convenio. Los datos de personal, personas usuarias y voluntariado se tratan con el RGPD: finalidad limitada, información y medidas de seguridad. Se aplica el convenio colectivo aplicable a tu sector y territorio.
Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico.
Caso de uso
Una fundación con tres proyectos financiados y un plazo de justificación
Situación. Una entidad social reparte al equipo entre programas de distintos financiadores y debe poder demostrar la dedicación de cada persona.
- El equipo técnico ficha la jornada desde la app, tanto en la sede como en una visita a un centro, y añade tiques, kilometraje y dietas.
- La dirección consulta las horas por persona y por proyecto durante el trimestre y reequilibra la carga antes de que un programa se quede corto.
- El equipo de gestión y justificación descarga el informe de horas y la lista de gastos de cada proyecto y los ajusta al modelo que pide cada financiador.
Resultado: Justificaciones preparadas con tiempo, gastos ordenados y un canal interno para las comunicaciones de la entidad.
Migra desde tu programa actual
Si ya tienes los datos del equipo en otro programa, puedes migrar desde cualquier programa integrable; se traslada lo que necesites, normalmente empleados, fichajes, ausencias, etc.
- Empleados
- Fichajes
- Ausencias
- Calendarios
Preguntas frecuentes
¿Puedo repartir las horas de una persona entre varios proyectos subvencionados?
Sí. La persona ficha la jornada y cada subvención o programa se organiza como proyecto, con tareas y responsables, junto al registro del equipo.
¿Sirve el informe de horas como justificación ante el financiador?
El informe aporta los datos de base, pero cada convocatoria tiene sus modelos y criterios. Hay que ajustarlo a las bases y verificar con cada financiador el formato aceptado.
¿Hay que fichar al voluntariado?
No. El registro de jornada del art. 34.9 ET se aplica a las personas con relación laboral, y el voluntariado no lo es: se rige por la Ley catalana 25/2015, del voluntariado y de fomento del asociacionismo (en Cataluña), o por la Ley 45/2015, de Voluntariado (programas de ámbito estatal).
¿Cómo recojo los gastos pequeños?
Con el módulo Gastos: se fotografía el tique desde la app y se añaden kilometraje y dietas. Quedan asociados a la persona para poder revisarlos y justificarlos.
¿El canal de denuncias cumple la ley?
El módulo ofrece un canal interno para comunicaciones. Que cumpla la Ley 2/2023 en tu caso depende del tamaño de la entidad; la normativa exige canales internos en determinados casos.
¿Cuánto cuesta?
Pagas solo por los módulos que necesitas, a partir de 1,10 € por empleado/mes. El precio final depende de los módulos y del número de empleados; puedes calcularlo o pedir una demo.
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