Control horario para empresas de limpieza: un fichaje por cada centro de cliente
Una empresa de limpieza no tiene una plantilla en un edificio: tiene cuarenta personas repartidas en treinta centros, la mayoría con dos horas de trabajo al día. Nadie supervisa de cerca, las sustituciones son diarias y cada contrato con el cliente tiene sus horas. MyChronos permite fichar en el centro, saber quién ha ido dónde, justificar cada hora ante el cliente y preparar el resumen mensual de cada jornada parcial.
Retos de la gestión de personal en una empresa de limpieza
Muchos centros y poca supervisión directa
La persona que limpia una oficina de 6 a 9 de la mañana a menudo trabaja sola. No hay encargado en la puerta ni terminal de la empresa. El control de presencia depende de hojas firmadas en el centro o de llamadas, y esos métodos se pierden, se falsean o simplemente no se hacen.
Jornadas parciales que hay que poder justificar
Buena parte de la plantilla tiene contratos parciales. Para esos contratos hay que poder demostrar cuántas horas se han trabajado cada día y cada mes, y si se han hecho horas complementarias. Un error pequeño en muchos contratos pequeños se convierte en muchos conflictos.
Sustituciones y bajas de última hora
Cuando una compañera cae enferma a las cinco de la mañana, la coordinadora debe encontrar a alguien que pueda ir al centro antes de las siete. Hay que saber quién está cerca, quién tiene horas disponibles y quién no superará su jornada. Si se hace por WhatsApp, después nadie recuerda quién cubrió qué.
Horas por contrato de cliente
Cada centro tiene unas horas contratadas. Si se trabajan menos, el cliente puede reclamar; si se trabajan más, el margen desaparece. Saber las horas reales por centro es lo que permite renegociar un contrato con datos.
Cambios de contratista y subrogación
Cuando un cliente cambia de proveedor, el personal puede pasar a la nueva empresa. Hay que tener a punto la antigüedad, el tipo de contrato, las horas y los documentos de cada persona subrogada, y la empresa que entra necesita poder incorporarlas rápido.
Módulos de MyChronos que más se usan en limpieza
- Horarios y turnos → Se define el horario de cada centro ("mañana 6-9", "tarde-noche 18-22") y la coordinadora asigna cada persona a su centro, con el cambio de horario cuando hay una sustitución.
- Ausencias → Cuando una compañera está de baja, la coordinadora registra la ausencia y ve enseguida quién puede cubrir el centro sin pasarse de horas.
- Proyectos y tareas → Cada centro de cliente se puede organizar como proyecto con el módulo de Proyectos y tareas, para contrastarlo con las horas contratadas.
- Materiales y EPIs → Guantes, calzado y equipos de protección para los productos químicos se entregan y se apuntan por persona, y se repone desde la app cuando alguien lo necesita.
- Prenómina → Las horas de cada contrato parcial, incluidas las complementarias, llegan a la gestoría ya sumadas por persona y por mes.
- Documentos y firma → El resumen mensual de horas del contrato parcial se envía a cada persona y puede firmarlo o confirmar la lectura desde el móvil.
Fichaje por geolocalización en cada centro
Cada persona ficha desde el móvil al llegar al centro del cliente, y la empresa tiene la constancia de que el servicio se ha hecho donde tocaba, sin instalar nada ni recoger hojas firmadas. La ubicación se usa solo en el momento de fichar y con información previa a la plantilla, conforme al RGPD. En la base de la empresa, un terminal complementa la app.
Normativa y convenio que afectan a la limpieza
La obligación de registro es la misma que en cualquier empresa, pero en limpieza se combina con tres peculiaridades: hay muchas jornadas parciales, el personal trabaja en centros ajenos y la subrogación entre empresas forma parte del día a día.
- Registro de jornada y conservación. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la hora de inicio y de fin de cada jornada y a conservarlo cuatro años. La LISOS prevé sanciones por no hacerlo (artículos 7.5 y 40.1.b). Trabajar en el local de un cliente no traslada la obligación al cliente: sigue siendo de la empresa de limpieza.
- Contrato a tiempo parcial. El artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores exige que la jornada de los contratos a tiempo parcial se registre día a día y se totalice mensualmente, y que se entregue a la persona trabajadora, junto con el recibo de salarios, el resumen de todas las horas realizadas (ordinarias y complementarias). Si no se hace, el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario. Un resumen mensual por persona es exactamente lo que genera el programa.
- Subrogación según convenio. En Cataluña, el Convenio colectivo de trabajo del sector de la limpieza de edificios y locales de Cataluña regula cuándo el personal pasa a la empresa que obtiene un contrato nuevo (subrogación). La documentación que debe entregarse y los plazos son los que fija ese convenio.
- Prevención y productos. La Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales se aplica también a la limpieza: guantes, calzado y, según el producto, protección respiratoria u ocular. La empresa debe poder demostrar qué ha entregado a cada persona.
Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico ni laboral. El convenio de limpieza de tu territorio determina muchos detalles; consúltalo con tu asesor.
Caso de uso
Una baja de última hora en una empresa de limpieza
Situación. Una empresa de limpieza atiende oficinas, escuelas y comunidades con el personal repartido en muchos centros, y una baja puede llegar a las cinco de la mañana.
- El personal de limpieza ficha desde el móvil al llegar a cada centro y recibe al momento el cambio de horario cuando tiene que cubrir a otra persona.
- La coordinación registra la baja, ve quién tiene horas disponibles y reasigna el servicio antes de que el centro abra.
- La dirección contrasta las horas trabajadas con las contratadas de cada cliente y tiene datos para renegociar el contrato.
Resultado: Servicios cubiertos a tiempo, jornadas parciales justificadas y contratos con datos detrás.
Migra desde tu programa actual
Si ahora llevas los fichajes en hojas de papel o en otro programa, puedes migrar desde cualquier programa integrable; se traslada lo que necesites, normalmente empleados, fichajes, ausencias, etc.
- Empleados
- Fichajes
- Ausencias
- Calendarios
Preguntas frecuentes
¿Cómo fichan las personas en el centro de un cliente?
Con la app en el móvil, dentro de la zona que has definido para cada centro. No hace falta ningún aparato en el local del cliente ni ninguna hoja firmada.
¿Qué pasa cuando hay una subrogación?
La subrogación la regula el convenio de limpieza aplicable (en Cataluña, el convenio de limpieza de edificios y locales de Cataluña). En MyChronos puedes dar de alta con rapidez a las personas que entran con su horario, y guardar sus documentos.
¿Cómo justifico las horas de cada contrato parcial?
Cada persona tiene un registro diario y un resumen mensual que puedes entregarle. Conserva los registros cuatro años, como pide el Estatuto de los Trabajadores.
¿Puedo seguir cada cliente o centro por separado?
Sí: organiza cada centro como proyecto, junto al registro de jornada de la plantilla, y contrástalo con las horas contratadas.
¿Cómo cubro una baja de última hora?
Ves al momento quién está disponible y reasignas el turno. La persona recibe el cambio en el móvil.
¿Tengo que comprar terminales para cada centro?
No. El fichaje se hace con el móvil de cada persona dentro de la zona del centro, así que no hay hardware en cada sitio.
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