Control horario para residencias y geriátricos: turnos 24/7 y visitas de familiares
Una residencia no cierra nunca. A las siete de la mañana entra el equipo que levanta a los residentes, a las tres de la tarde el que prepara las cenas y a las once de la noche el que vela hasta el día siguiente. Entre medias, fines de semana alternos, bajas que hay que cubrir en una hora y formación obligatoria que nadie puede dejar caducar. MyChronos ayuda a la dirección y a la coordinadora a ordenar los turnos, registrar la jornada y tener a mano la formación, los reconocimientos y las visitas.
Retos de la gestión de personal en una residencia
Cobertura 24 horas, cada día del año
Cada turno necesita un mínimo de gerocultoras, enfermería y personal de cocina y limpieza. Si falta una persona, no se puede dejar el puesto vacío. La coordinadora debe ver de un vistazo quién está programado, quién está de baja y quién tiene derecho a un descanso antes de proponer otra asignación.
Fines de semana alternos y turnos de doce horas
Muchos equipos trabajan un fin de semana de cada dos, y algunas residencias hacen turnos largos de doce horas los sábados y domingos. Equilibrarlo para que nadie acumule demasiados fines de semana seguidos exige llevar la cuenta, no solo buena voluntad.
Bajas y sustituciones urgentes
Una baja a las seis de la mañana obliga a llamar a quien tiene horas libres o a cambiar de turno a alguien que ya había terminado. Sin un sistema, la coordinadora hace una cadena de llamadas y, después, los cambios acordados de palabra generan confusión a la hora de contar horas.
Formación y reconocimientos que no pueden caducar
El personal de atención directa necesita formación específica y reconocimientos médicos vigentes. Saber quién tiene cada cosa al día, y quién la tiene a punto de caducar, es un trabajo de seguimiento constante que suele vivir en carpetas o en una hoja de cálculo que nadie actualiza.
Las visitas de familiares y de otros terceros
En una residencia entran familiares, proveedores, voluntarios y profesionales externos. Hay que saber quién ha entrado, a qué hora y a visitar a quién. Un cuaderno en recepción es fácil de perder y de leer mal.
Módulos de MyChronos que más se usan en residencias
- Horarios y turnos → La coordinadora crea las plantillas "mañana 7-15", "tarde 15-23", "noche 23-7" y "fin de semana 12 h", las asigna por equipos y ve cuántas personas tiene cada turno antes de publicar el cuadrante.
- Ausencias → La gerocultora solicita desde la app un cambio de turno o un día de permiso, la coordinadora lo aprueba y queda reflejado en el cuadrante sin llamadas.
- Formación → El módulo de Formación te muestra quién tiene al día la formación obligatoria y cuáles hay que renovar.
- Reconocimientos médicos → El módulo de Reconocimientos médicos te muestra qué reconocimientos del personal están vigentes y cuáles hay que renovar.
- Documentos y firma → Los contratos, los nuevos turnos y los protocolos internos se envían a toda la plantilla con confirmación de lectura, y cada persona los firma en el móvil.
- Gestión de visitas → El módulo de Visitas registra a los familiares, proveedores y voluntarios que entran en recepción, con la hora de entrada y de salida.
Terminal en la entrada del personal
Un terminal en la entrada del personal hace que cada turno de mañana, tarde y noche empiece y acabe registrado, sin depender del móvil, que a menudo se deja en la taquilla. La app sirve para el personal que hace servicios fuera del centro, como acompañamientos a visitas médicas, y para pedir cambios de turno y vacaciones.
Normativa y convenio que afectan a las residencias
Además del registro diario de jornada, que obliga a todas las empresas, una residencia maneja normativa de servicios sociales sobre ratios de personal y un convenio colectivo propio del sector. Sobre ambos conviene ser prudente y confirmarlo con el asesor.
- Registro de jornada y turnos. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la hora de inicio y de fin de cada persona y guardarlo cuatro años; la LISOS prevé sanciones (artículos 7.5 y 40.1.b). En turnos rotativos y nocturnos, el registro es lo que permite demostrar que se respetan los descansos entre jornadas.
- Convenio de residencias. En Cataluña, las residencias y centros de día privados para personas mayores se rigen por el Convenio colectivo autonómico de Cataluña del sector de la atención a las personas mayores (GERCAT), que regula jornada, fines de semana, nocturnidad y categorías. Si tu centro tiene otro convenio aplicable, es el que manda.
- Ratios de personal. La normativa catalana de servicios sociales y de acreditación de centros fija requisitos de personal para los centros residenciales, que condicionan cuántos profesionales debe haber por turno. Esa parte la valida la dirección técnica del centro, no el programa.
- Prevención y vigilancia de la salud. La Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales obliga a vigilar la salud de las personas trabajadoras, y en un entorno con manipulación de personas y riesgos biológicos tener los reconocimientos al día es especialmente importante.
Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico ni el de la dirección técnica del centro. Revisa convenio y ratios antes de planificar los horarios.
Caso de uso
Relevo de noche y cambios de turno en una residencia
Situación. En una residencia los tres turnos deben cubrirse cada día del año, y las bajas y los cambios de turno llegan sin avisar.
- Las gerocultoras y la enfermería fichan en la entrada del personal y piden cambios de turno o días de permiso desde la app.
- La coordinadora ve cuántas personas tiene cada turno, aprueba los cambios y cubre las bajas sin cadenas de llamadas.
- La dirección técnica tiene a la vista las formaciones y los reconocimientos a punto de caducar, y el registro de las visitas de familiares.
Resultado: Turnos cubiertos, cambios documentados y formación obligatoria al día.
Migra desde tu programa actual
Puedes migrar desde cualquier programa integrable; se traslada lo que necesites, normalmente empleados, fichajes, ausencias, etc.
- Empleados
- Fichajes
- Ausencias
- Calendarios
Preguntas frecuentes
¿Cómo cubro una baja de última hora?
Ves al momento quién tiene horas disponibles y reasignas el turno. La persona recibe el cambio en el móvil y queda constancia de lo acordado.
¿Puedo registrar las visitas de familiares?
Sí: el módulo de Visitas registra a los familiares y otros visitantes en recepción, con la hora de entrada y de salida.
¿Puedo controlar la formación obligatoria del personal?
Sí: el módulo de Formación te muestra quién tiene cada curso al día y cuáles hay que renovar.
¿Cómo registro los turnos de noche y los de doce horas?
Se definen como plantillas de horario, y cada fichaje de entrada y salida queda registrado. Las horas nocturnas llegan a la gestoría clasificadas por tipo.
¿Se pueden pedir cambios de turno desde el móvil?
Sí: la persona solicita el cambio desde la app y la coordinadora lo aprueba o lo rechaza. Así no hay acuerdos de palabra que luego no se pueden contar.
Sigue leyendo
¿Qué módulos necesita tu actividad?
Calcula tu precio o pide una demo y te lo recomendamos.